作者 李良達 2012.10.27

上班族上班工作，每天都要處理許多事務，也隨之會產生許多檔案與資料，如果你不善於進行檔案管理，不消多久，你就會有滿坑滿谷的檔案與資料，甚至於會淹沒你整個的辦公空間，如此一來，想要輕鬆工作，簡直是不可能。

因此上班族若想要工作能放輕鬆，就非得研究、了解檔案管理這一門學問不可；以下就來簡單介紹幾個檔案管理相關的入門須知（基本原則）：

•  電子（數位）化是最好的檔案處理方式。

要避免被檔案與資料所淹沒，第一個最好的方法就是將檔案電子（數位）化。譬如說銀行與任何安全門禁都設有監視器，這些監視系統如果沒有數位化，不需要幾天你就會有一屋子的錄影帶需要存放，若依財政部的規定，金融機構的監視錄影帶要保存半年，想想看，你將有多少錄影帶呢？但是，若你的監視系統是電子（數位）化，幾顆小小的硬碟就已經足以儲存半年的錄影資訊了。

更不要說，萬一你需要去就錄影帶中尋找畫面時，在硬碟中尋找要遠比從一捲捲錄影帶中去尋找，又不知道要省多少力氣。

企業如此，個人亦如此，不論是個人的照片，每天所特別整理收集的資訊（包括從報章雜誌上所剪輯下來的），以及每天處理例行事務所產生的資訊（會議紀錄、公文原稿等等），你都必需讓其數位化，即使不是以數位相機攝取的相片，即使是報章雜誌上的資料，都寧可以掃描機將之電子化，這樣就可避免釵h不必要的文書檔案與資料來淹沒你。

當然，你更應該要以電腦文書處理系統來處理所有的文書，讓你自己所製造出來的檔案與資訊（會議紀錄、公文原稿等等），都一定是電子檔案。

•  隨時立即整理是管理檔案最經濟的方式。

許多時候，我們都會先將想儲存的檔案放一邊，心想有空再來整理歸類，這往往就是你會被檔案所淹沒的惡夢的起頭，因為你通常很難再有時間來整理；所以你至少要做到今日事、今日畢，今天製造出來的檔案與資料，一定要在今天就歸檔完畢。

最好還是當你想儲存任何檔案時，在第一時間就儲存在最正確的位置上，不要先放一邊心想以後再說，否則，你的辦公桌就會逐漸被淹沒，接著就你的檔案櫃，接著就是你的辦公空間裡任何可以堆放檔案的地方，最後就是你整個人都被淹沒了。

更何況，即使你將來真的還找的到時間來整理，有釵h資料或檔案，當時為什麼想存檔、當時想存在什麼檔案中，你也已經忘了，於是你又要盡力去回想，這都是很沒經濟效益的事。

•  經常檢討調整檔案的分類（包括檔名與編碼等）。

檔案資料要歸檔，你當然要先規劃你的檔案資料系統，你要如何分類，如何設定檔名，什麼樣的檔案要歸到什麼檔名之下；但是，不是一次規劃完成就算了，每隔一段時間，你就應垓重新檢討一次，如果某個檔名之下，已經一兩個月都沒有新增任何資訊，寧可將之整併到其他檔名之下，如果某個檔名底下，不到一個禮拜，就有超多的資訊，你就應該將之再拆為幾個個別的檔名。

這樣，平時你在歸類時，比較容易，你就能養成隨手及時處理所有的資訊與檔案的習慣，而不致於積壓，將來萬一你需要尋找檔案資料時，也才能夠很快的找到，工作才有可能放輕鬆。

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