顧客來詢問的問題,負責的同事卻不肯配合協助答覆,該怎麼辦呢?

【作者:李良達貓頭鷹老師 2012.10.27


問題內容 :我是超嫩的社會新鮮人,目前是半工半讀的學生兼上班族,在這家公司上班已三個月,面試時應徵的只是業務助理的工作,但工作內容卻非常的雜,剛開始只有業務方面的內容 ( 包括客人的佣金等等 ) ,但到後來竟然要兼總務還有會計的工作。對他們老員工來說,這些工作做來輕鬆容易,但是對於我來說是一種壓力,尤其是會計的部份,神經大條的我對錢的管理還是相當恐懼,畢竟金額也蠻大的,前一陣子甚至會在半夜驚醒,臉上也長了些痘痘,有時壓力太大自己還會大哭。現在的我超級猶豫是否還要繼續下去?我有反應過,他們總覺得會計的部份只有一點點,不需要再請人,而且公司的營運也不怎麼好,前一陣子還曾裁員說。另外,我目前還有一個最主要的困擾,因為我們的工廠在南部,公司在北部,出貨都由南部來負責,從我到公司上班迄今,因為是菜鳥,南部管出貨的小姐根本不把我放在眼裡,我問出貨沒他都亂回答,我雖相當謹慎的再回客人傳真,結果就出了差錯。我只不過是想確認他到底有沒有出貨而已,有時候他竟然吼我,我覺得很無奈,也非常的不習慣,人跟人的相處有這麼難嗎?我有把握我的態度一直都很好,但卻得不到相同的回應,請問我該怎麼辦?

答:

很高興收到你的問題,謹提供以下幾點參考意見,希望能對你有所幫助,也歡迎繼續來信討論。

  1. 業務助理的工作本來就是很龐雜的,其實所謂的助理就是什麼都得做,包括立法委員的助理也是一樣。所以建議你放開心情,什麼都做、什麼都學,沒關係的。不過,我們做助理的雖然什麼都得做,可並不能保證什麼都做得好,否則我就應該做經理而不是助理了,是吧?所以你也不必有太大的壓力,做不來、做不好都沒關係,只要我們盡力了就好。
  2. 金錢的處理、以及帳務的處理,都是我們這一輩子遲早一定要學會的,你今天不會,明天還是得學,因為不論你將來要管理自己的家庭,或者你將來有點兒儲蓄了要理財,或是你將來自己要創業當老闆,或是你將來擔任了主管,都非得會處理金錢與帳務不可,所以一定要趁此機會耐心把它學好。除非你一輩子都只想業務助理任人使喚,否則你不能不會處理金錢與帳務。
  3. 至於面對南部工廠的出貨小姐,你不必太兇,但也不必太客氣,要不卑不亢,太委曲求全是沒必要的,你跟她查證出貨沒,好答覆客戶,她不肯回答還吼你,你也不必生氣,但也不必客氣,你就在台北向你的主管報告,主管若願意處理就讓主管去處理,主管若不處理就讓客戶等著吧,若是連主管都不願意處理,那客戶跑掉也是很自然的結果,反正你已經盡力了。如果主管退回你的報告,說這是小事你自己處理就是了,你就再打一次給南部的出貨小姐,她肯答覆你便罷了,她若還是兇,你就再告訴你的主管一次,表明你沒辦法處理,主管若不幫你,只有讓客戶空等了,讓主管自己去思考吧。或者你也可以打電話給南部工廠的出貨小姐的主管,向他致歉打擾了他,但表明你需要知道出貨了沒,好答覆客戶,可是得不到答案,只好麻煩主管幫你去查了。如果連她的主管也不願意處理,你也只有放棄,讓顧客生氣吧,你已經盡力了還是無能為力,那又有什麼辦法呢。 記住,職場裡我們不必得罪任何人,所以我們任何事都不必生氣,可是卻也不要太客氣,你該盡的責任了了,剩下就是別人的事了,你不要以為所有的事都是你的事,你只不過是個助理,不需要負那麼大的責任的。
  4. 當然,如果你要一勞永逸,也可以向主管報告,爭取主管同意,下次再有客戶來問出貨沒,你乾脆把南部出貨小姐的電話給客戶,讓客戶自己去問她,她如果敢向客戶發飆,那保證她自己吃不完兜著走,後果當然是由她自己承擔。 ( //2005.6.28)


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