工作要快乐,就不能遗忘任何重要的任务,不论是主管交付的任务或顾客的要求,如果你忘了去做,到时候一定吃不完兜着走,一定会导致你好长一段时间的不快乐;可是我们日常工作那么繁忙,谁又能保证一点也不疏漏任何任务呢?今天要介绍大家一个很有效的方法,就是贴纸管理。
好几年以前,我曾应邀到台湾一家很大规模的公营银行行训中心,在他们的干部研习班中授课,当时就有一位干部满腹委屈的提到一个他本人亲身经历的案例,时间是在农历年前银行业务最忙碌的时候,这位行员当时在营业厅忙着应付大排长龙的顾客,就在应接不暇之际,银行的自动柜员机的呼叫器响了,他负责接听,拿起对讲机才知道有顾客的提款卡卡在自动柜员机内无法取出,由于当时营业厅内所有的行员实在都走不开,于是他拜托顾客等个十分钟左右,他再设法派员来处理;没想到由于顾客多、事情一忙,他竟然把这事儿给忘了,结果顾客在自动柜员机旁等了好几个小时,于是连同在其身后一起等候的顾客联名,向财政部及民意机关举发,等上头怪罪下来,由于事实俱在,乃遭记过处罚,这真是何等无妄之灾,而类似这样的无妄之灾,却是上班族经常会碰到的状况,所以这位干部问我说,应该如何避免,我当场就教他这种贴纸管理术。
什么叫做贴纸管理术呢?
首先,你要去文具店买贴纸,现在文具店各式各样的贴纸可说是琳琅满目,你也不必买太花俏的,很普通很朴实最便宜的小贴纸即可,大概你需要买个三四种不同的颜色,然后随时准备在你的工作台上。
以上述银行员的遭遇为例,当你正忙的不可开交的时候,如果刚好有顾客打电话来问问题,当时你实在不可能有时间去答覆,于是你告诉顾客说晚一点再回他的电话,然后你就挂断电话,这时候你很可能忙到连先写下来的时间都没有,所以事后忘记的机率很高,而万一忘了回电,你至少已经得罪顾客了,若这位顾客真要追究,你更免不了被主管责骂,所以当你一挂断顾客的电话,你立刻在你的工作柜台(面向你的这一面)上贴上蓝色贴纸,等你忙碌稍微告一段落时,一看到有蓝色贴纸,就知道还有电话没回,赶快回想一下、赶快回电给对方,这样就不致于有疏漏,对方顶多对于你回电比较慢抱怨两句,你也不致于被处分。
同样的道理,若是自动柜员机有顾客呼叫,你请他稍微等一下,这时候赶快随手贴一张红色贴纸,待会儿看到红色贴纸、就会想起来外头自动柜员机还有顾客等着被服务,你也就不会疏忘了。
如果是同事请托的事,你可以贴个黄色贴纸,如果是上司交付的任务,你可以贴个绿色贴纸等等;总之,每一天下班前,你只要看到还有贴纸存在,你就必须去回想到底还有那一件事忘了处理,只要当天立刻处理,虽然可能已有所耽延,但总比较不会误事,如果你根本忘得一干二净,第二天或那天想起来想要再补救就嫌晚了。
聪明的网友一定可以举一反三,这样的贴纸管理,对于应付你的配偶、你的孩子、你的家人的需求,同样管用,上班族总是在忙的最不可开交的时候接到老婆的电话,要你下班后顺便去接岳母、或顺道去买什么、或要你去为孩子订生日蛋糕之类的,可是你一忙碌也会忘记,这一忘记不但上班很难过、回家肯定更不好受,所以你也要贴上一种家人专用的贴纸,一但看到这种贴纸,就赶紧回想一下刚刚老婆曾经交待什么事,就不致于导致晚上回家家里刮台风了。
简简单单的五颜六色的贴纸,随手一贴的管理术,却是无穷的妙用,可以让你每天都快乐的工作。