貼紙管理術與快樂工作

【作者:李良達貓頭鷹老師 2012.10.27


工作要快樂,就不能遺忘任何重要的任務,不論是主管交付的任務或顧客的要求,如果你忘了去做,到時候一定吃不完兜著走,一定會導致你好長一段時間的不快樂;可是我們日常工作那麼繁忙,誰又能保證一點也不疏漏任何任務呢?今天要介紹大家一個很有效的方法,就是貼紙管理。

好幾年以前,我曾應邀到台灣一家很大規模的公營銀行行訓中心,在他們的幹部研習班中授課,當時就有一位幹部滿腹委屈的提到一個他本人親身經歷的案例,時間是在農曆年前銀行業務最忙碌的時候,這位行員當時在營業廳忙著應付大排長龍的顧客,就在應接不暇之際,銀行的自動櫃員機的呼叫器響了,他負責接聽,拿起對講機才知道有顧客的提款卡卡在自動櫃員機內無法取出,由於當時營業廳內所有的行員實在都走不開,於是他拜託顧客等個十分鐘左右,他再設法派員來處理;沒想到由於顧客多、事情一忙,他竟然把這事兒給忘了,結果顧客在自動櫃員機旁等了好幾個小時,於是連同在其身後一起等候的顧客聯名,向財政部及民意機關舉發,等上頭怪罪下來,由於事實俱在,乃遭記過處罰,這真是何等無妄之災,而類似這樣的無妄之災,卻是上班族經常會碰到的狀況,所以這位幹部問我說,應該如何避免,我當場就教他這種貼紙管理術。

什麼叫做貼紙管理術呢?

首先,你要去文具店買貼紙,現在文具店各式各樣的貼紙可說是琳瑯滿目,你也不必買太花俏的,很普通很樸實最便宜的小貼紙即可,大概你需要買個三四種不同的顏色,然後隨時準備在你的工作台上。

以上述銀行員的遭遇為例,當你正忙的不可開交的時候,如果剛好有顧客打電話來問問題,當時你實在不可能有時間去答覆,於是你告訴顧客說晚一點再回他的電話,然後你就掛斷電話,這時候你很可能忙到連先寫下來的時間都沒有,所以事後忘記的機率很高,而萬一忘了回電,你至少已經得罪顧客了,若這位顧客真要追究,你更免不了被主管責罵,所以當你一掛斷顧客的電話,你立刻在你的工作櫃台(面向你的這一面)上貼上藍色貼紙,等你忙碌稍微告一段落時,一看到有藍色貼紙,就知道還有電話沒回,趕快回想一下、趕快回電給對方,這樣就不致於有疏漏,對方頂多對於你回電比較慢抱怨兩句,你也不致於被處分。

同樣的道理,若是自動櫃員機有顧客呼叫,你請他稍微等一下,這時候趕快隨手貼一張紅色貼紙,待會兒看到紅色貼紙、就會想起來外頭自動櫃員機還有顧客等著被服務,你也就不會疏忘了。

如果是同事請託的事,你可以貼個黃色貼紙,如果是上司交付的任務,你可以貼個綠色貼紙等等;總之,每一天下班前,你只要看到還有貼紙存在,你就必須去回想到底還有那一件事忘了處理,只要當天立刻處理,雖然可能已有所耽延,但總比較不會誤事,如果你根本忘得一乾二淨,第二天或那天想起來想要再補救就嫌晚了。

聰明的網友一定可以舉一反三,這樣的貼紙管理,對於應付你的配偶、你的孩子、你的家人的需求,同樣管用,上班族總是在忙的最不可開交的時候接到老婆的電話,要你下班後順便去接岳母、或順道去買什麼、或要你去為孩子訂生日蛋糕之類的,可是你一忙碌也會忘記,這一忘記不但上班很難過、回家肯定更不好受,所以你也要貼上一種家人專用的貼紙,一但看到這種貼紙,就趕緊回想一下剛剛老婆曾經交待什麼事,就不致於導致晚上回家家裡刮颱風了。

簡簡單單的五顏六色的貼紙,隨手一貼的管理術,卻是無窮的妙用,可以讓你每天都快樂的工作。



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